Pracownicy pierwszej linii, będący kluczową częścią organizacji z branż takich jak opieka zdrowotna, logistyka, hotelarstwo, budownictwo, lotnictwo czy handel detaliczny, często mają bezpośredni kontakt z klientami i działają w terenie. Dzięki odpowiednim urządzeniom mogą uprościć żmudne zadania, utrzymać łączność z resztą organizacji oraz zachować wysoką produktywność. Na przykład pracownik budowlany, który ma dostęp do planów budynku i raportów bezpieczeństwa za pośrednictwem aplikacji do firmowego portalu na urządzeniu mobilnym, jest bardziej wydajny niż ten, który nie ma łatwego dostępu do takich zasobów.
Wyposażenie pracowników pierwszej linii w urządzenia nie oznacza jednak wyłącznie ich rozdysponowania. Zbyt duża liczba urządzeń w obiegu prowadzi do marnotrawstwa, natomiast zbyt mała może skutkować dzieleniem się hasłami i wyciekami danych. Administratorzy IT muszą dążyć do maksymalnego wykorzystania każdego urządzenia, zapewniając jednocześnie dostęp do niezbędnych aplikacji, wdrażając środki bezpieczeństwa i umożliwiając łatwe odzyskanie urządzenia w przypadku jego zgubienia.
Te wymagania można skutecznie spełnić, wdrażając urządzenia współdzielone zarządzane centralnie przez firmę.
Czym jest urządzenie współdzielone?
Urządzenie współdzielone to takie, które pozwala wielu pracownikom logować się w różnym czasie, zapewniając każdemu z nich dostęp do odświeżonego i spersonalizowanego środowiska pracy na tym samym urządzeniu.
Jak to działa?
Administratorzy IT wykorzystują narzędzia do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM, ang. Mobile Device Management), aby przekształcić standardowe smartfony i tablety w urządzenia współdzielone. Najpierw usługi katalogowe organizacji muszą zostać zintegrowane z rozwiązaniem MDM. Następnie na urządzenia można przesłać odpowiednie konfiguracje urządzeń współdzielonych. Użytkownicy logują się na urządzeniu za pomocą swoich danych uwierzytelniających, uzyskując dostęp do własnego środowiska pracy, które zawiera aplikacje i ograniczenia dostosowane do ich potrzeb.
Co można dostosować w urządzeniu współdzielonym?
Administratorzy IT mogą zapewnić użytkownikom płynne korzystanie z urządzenia podczas ich zmiany, dostosowując różne aspekty każdej sesji.
Oto możliwości:
• Dostosowane środowiska pracy: Administratorzy IT mogą przesyłać standardowy zestaw konfiguracji, aplikacji i ograniczeń do wszystkich środowisk pracy lub spersonalizować każde środowisko użytkownika w zależności od potrzebnych mu zasobów.
• Bezpieczny dostęp dla gości: Tryb gościa można skonfigurować z dostępem do domyślnych aplikacji, umożliwiając osobom bez konta korzystanie z przestrzeni gościa na urządzeniu. Dzięki temu osoby, które jeszcze nie zostały zarejestrowane, mogą wykonywać swoje obowiązki. Ograniczenie dostępu dla użytkowników zewnętrznych i stron trzecich pomaga również chronić dane firmowe.
• Ułatwienie pojedynczego logowania (SSO): Administratorzy IT mogą poprawić doświadczenie użytkownika, umożliwiając logowanie pojedyncze, które automatycznie uwierzytelnia użytkowników w aplikacjach na ich środowisku pracy po zalogowaniu się na urządzenie.
• Usprawnij działanie: Funkcje i możliwość konfiguracji urządzenia mogą zostać ograniczone, aby zapewnić bardziej elastyczne środowisko pracy dla pracowników.
• Personalizacja logowania i wylogowania: Administratorzy IT mogą dostosować ekrany logowania i wylogowania, wyświetlać warunki użytkowania przed logowaniem oraz ustawiać tapety urządzenia zgodne z brandingiem organizacji.
Jak zabezpieczyć te urządzenia?
Zapewnienie bezpieczeństwa urządzeń firmowych oraz przechowywanych na nich danych jest równie ważne, co zapewnienie płynnego doświadczenia użytkownika. Urządzenia współdzielone mogą być zabezpieczone i zgodne ze standardami branżowymi i organizacyjnymi na wiele sposobów:
• Uwierzytelnianie logowania użytkowników na podstawie danych z usług katalogowych i ograniczeń dostępu do urządzenia dla określonej grupy użytkowników, co skutecznie minimalizuje nieautoryzowany dostęp.
• Konfiguracja osobnych haseł dla urządzenia i sesji użytkownika w ramach podejścia obejmującego uwierzytelnianie wieloskładnikowe.
• Ograniczenie praw dostępu do urządzenia wyłącznie dla administratorów IT, co umożliwia rozwiązywanie problemów technicznych i modyfikację ustawień urządzenia przy jednoczesnym zabezpieczeniu przed nieautoryzowanym dostępem.
• Automatyczne wylogowanie użytkowników z aplikacji i usług po zakończeniu sesji, co zapobiega nieuprawnionemu dostępowi.
• Zarządzanie ustawieniami urządzeń, takimi jak firmowe Wi-Fi, automatyczne VPN dla aplikacji czy certyfikaty, aby zapewnić bezpieczne przesyłanie danych. Wdrażanie ograniczeń, takich jak wyłączanie kamery i mikrofonu, oraz stosowanie polityk DLP pomaga zapobiegać wyciekom danych i utrzymać zgodność z przepisami.
• Śledzenie lokalizacji urządzenia w celu egzekwowania polityk geofencingu i zapewnienia, że dane firmowe pozostają w określonych granicach. Można także zapisywać historię lokalizacji urządzenia, co ułatwia audyty.
• Wdrażanie przetestowanych aktualizacji oraz powiadamianie użytkowników o dostępnych aktualizacjach w celu sprawnego łatania luk w zabezpieczeniach.
• Automatyczne usuwanie danych (takich jak konta, historia połączeń, kontakty, pamięć, dane aplikacji i wiadomości) po wylogowaniu użytkownika, aby zapobiec dostępowi kolejnego użytkownika do tych informacji.
• Ustawianie limitów czasu sesji oraz czasu bezczynności użytkownika, a także definiowanie godzin pracy, po których użytkownicy są automatycznie wylogowywani. Dzięki temu dane urządzenia są bezpieczne, nawet jeśli użytkownik zapomni się wylogować.
Wdrażanie bezpiecznych urządzeń współdzielonych za pomocą Mobile Device Manager Plus
Wdrażanie urządzeń współdzielonych staje się prostsze dzięki kompleksowemu narzędziu MDM, takiemu jak ManageEngine Mobile Device Manager Plus, które ułatwia zarządzanie urządzeniami z systemami Android, Apple, Windows i ChromeOS. Administratorzy mogą za pomocą kilku kliknięć skonfigurować współdzielone urządzenia Apple i Android, wdrożyć kluczowe środki bezpieczeństwa oraz przeprowadzać audyty tych urządzeń za pomocą zautomatyzowanych raportów.
Mobile Device Manager Plus oferuje szeroką gamę funkcji zarządzania urządzeniami, w tym zarządzanie urządzeniami w trybie kiosku, egzekwowanie dostępu warunkowego, zdalne rozwiązywanie problemów i wiele więcej. Wypróbuj Mobile Device Manager Plus za darmo przez 30 dni i przekonaj się, jak nasze narzędzie do zarządzania urządzeniami mobilnymi może wesprzeć Twoją organizację!
Autor: Abitha Devi R - specjalistka ds. produktów ManageEngine, działu zarządzania korporacyjnego IT w firmie Zoho Corporation. W swojej roli wspiera organizacje w pokonywaniu wyzwań związanych z zarządzaniem urządzeniami końcowymi i ich bezpieczeństwem.
